نظام الأرشفة الإلكترونية
هو حل رقمي شامل يهدف إلى تحويل وإدارة الوثائق الورقية إلى صيغة إلكترونية، مما يسهل عملية التخزين، البحث، والاسترجاع، ويعزز الكفاءة التشغيلية داخل المؤسسات.
إدارة الوثائق بكفاءة:
يتيح النظام أرشفة وتخزين وإدارة الوثائق بكفاءة، مما يسهل الوصول إليها عند الحاجة.
حماية الوثائق من الضياع أو التلف:
يضمن النظام حماية الوثائق من الضياع أو التلف، وهو ما يحدث كثيراً في الأرشيف التقليدي.
تقليل الفوضى في مكاتب العمل:
يساهم النظام في القضاء على فوضى الأرشيف وتحرير المكاتب من تراكم الوثائق الورقية.
تحسين الكفاءة التشغيلية:
مع نظام الأرشفة الإلكترونية، يمكنك تحسين الكفاءة التشغيلية وتقليل الأخطاء وضمان حماية بياناتك.
سهولة إدارة النظام:
يمتاز النظام بخصائص أساسية منها سهولة إدارة النظام من قبل الموظفين، والحد من إهدار الوقت والجهد في البحث عن الوثائق.
يدعم النظام أرشفة مختلف أنواع الوثائق، بما في ذلك الصور، ملفات Excel، وملفات PDF.
يتيح النظام ربط الوثائق المؤرشفة بالمعاملات المدخلة، مما يسهل الوصول إلى المستندات المرتبطة بكل عملية.
يوفر النظام أدوات بحث متقدمة تتيح للمستخدمين الوصول بسرعة إلى الوثائق المطلوبة.
يتيح النظام تحديد صلاحيات الوصول للوثائق، مما يضمن حماية البيانات الحساسة.
يتيح النظام إنشاء نسخ احتياطية للوثائق المؤرشفة، مما يضمن استرجاعها في حالة حدوث أي خلل.
إعداد هيكل الأرشفة، تصنيف الوثائق، وتحديد سياسات الاحتفاظ بالوثائق.
تحديد صلاحيات المستخدمين بناءً على وظائفهم، مع إمكانية إضافة أو تعديل المستخدمين حسب الحاجة.
تطبيق معايير الأمان لحماية الوثائق، بما في ذلك التشفير وإدارة كلمات المرور.
تحديد جداول النسخ الاحتياطي وإجراءات الاسترجاع في حالات الطوارئ.
تهيئة التكامل مع الأنظمة الأخرى المستخدمة في المؤسسة لضمان تدفق المعلومات بسلاسة.
