التدريب على استخدام الأنظمة
تدريب المستخدمين:
مرحلة مهمة وضرورية لمستخدمي أنظمة يمن سوفت لمنحهم معرفة كافية بوظائف الأنظمة التي سيستخدمونها ومهارات تحقيق أفضل استفادة منها، ويقدم التدريب بثلاثة طرق:
حضور برنامج تدريبي في أقرب فرع للعميل يدرس فيها المستخدم 20 ساعة تدريبية في المتوسط لما يجب أن يتعلمه في أنظمة يمن سوفت، وفق الصلاحيات التي ستمنح له لتنفيذ مهامه الوظيفية، ويتم التدريب في معامل عالية التجهيز وبواسطة مدربين محترفين.
التدريب في مقر العميل، ويتم من خلال خدمة تنفيذ الأنظمة.
التدريب المستمر بتزويد العميل بالمعلومات والمهارات اللازمة لتحسين أدائه عند تقديم الدعم الفني.
يعتبر كل نظام من أنظمة يمن سوفت وحدة موضوعية ومعلوماتية مستقلة تقدم للمتدربين في جلسات تدريب مستقلة أو ضمن برنامج تدريبي لعدد من الأنظمة، مثل الأنظمة المالية، أو أنظمة الموارد البشرية، أو غيرها، ...وهكذا.
لكل برنامج تدريبي خطة تدريب تحتوي العناصر الكاملة لتخطيط التدريب على مستوى كل موضوع فيها، مثل: الهدف، التمهيد، والخطوات المرحلية، الوسيلة المستخدمة، المشاركة، الزمن المحدد، أدوات قياس استفادة المتدربين.
كل جلسة تدريبية تحتوي لموضوعها ثلاثة أجزاء: النظري والعملي والتطبيقي، بحيث يكتسب المتدرب المعرفة والمهارة اللازمة في موضوع التدريب.
تحفيز المتدربين من خلال أسلوب التدريب والأداء التشاركي أثناء التدريب على التعلم الذاتي واستخدام التعليمات المتوفرة في النظام والموارد المعرفية الأخرى.
يتطلب حصول المتدرب على وثيقة إنهاء برنامج تدريبي لمستخدمي أنظمة يمن سوفت وإجازة الانتقال لمهامهم في أنظمة يمن سوفت في مقر العمل:
تحقيق حضور 80% من زمن البرنامج التدريبي.
ونسبة مشاركة لا تقل عن 50% في أنشطة الجلسات التدريبية.
وتجاوز اختبار البرنامج التدريبي بمستوى لا يقل عن 70% بقسميه النظري والعملي.
عند شراء العميل أنظمة يمن سوفت يتضمن العقد تدريب العدد المتفق عليه من كوادر العميل.
يحرر العميل طلباً بتدريب موظفيه لفرع أو وكيل منطقته يحتوي البيانات اللازمة عن المرشحين للتدريب وفق النموذج المعتمد لذلك في برامج تدريب أنظمة يمن سوفت.
منسق تدريب أنظمة يمن سوفت يتولى الترتيب مع المتدربين والعميل حول زمن التدريب ومكوناته ومتطلباته ومتابعة تنفيذ البرنامج التدريبي مع موظفي العميل.
ينفذ البرنامج التدريبي لعدد من المتدربين خلال فترة زمنية يحددها مركز تدريب أنظمة يمن سوفت في منطقة العميل، ويحصل المتدرب على نسخة إلكترونية من المادة التدريبية.
يخضع تنفيذ البرنامج التدريبي لإجراءات ضبط يومي تتعلق بالتزام المتدربين بالحضور والمشاركة في أنشطة التدريب.
يحق لكل متدرب الحصور على شهادة إنهاء موضوعات برنامج تدريبي وفق البند الخامس من منهجية تدريب أنظمة يمن سوفت.
تنفيذ الأنظمة
الأهداف العامة لتنفيذ الأنظمة:
تطبيق المستخدمين للمعارف والمهارات مباشرةً في مكان عملهم.
تجاوز العميل لمراحل تهيئة الأنظمة وبناء الأدلة وتنظيم المجموعات وضبط الصلاحيات بما يناسب طبيعة العمل بمساعدة وإشراف استشاري تنفيذ أنظمة يمن سوفت.
منح موظفي العميل الثقة اللازمة لاستفادة من إمكانيات الأنظمة.
ضمان العميل للانتقال الآمن إلى استخدام الأنظمة في الوقت المحدد بخطة التنفيذ.
أسلوب التنفيذ:
الاعداد المسبق مع العميل والاتفاق معه على كل ما يؤثر على مخرجات عملية التنفيذ.
تصميم خطة تنفيذ مزمنة مع العميل واضحة الأهداف والمهام والواجبات والتوقيع عليها.
اعتماد أسلوب ورشة العمل الذي يحقق تفاعل المستخدمين في جلسات العمل.
التحضير للتنفيذ:
يبدأ الاستشاري بعد تكليفه بتنفيذ نظام أو مجموعة من أنظمة يمن سوفت لدى العميل بعدد من الخطوات التحضيرية اللازمة، وأهمها ما يلي:
مراجعة تفاصيل عقد العميل، والحصول على بيانات التواصل مع الشخص المسئول.
الاطلاع على تجارب سابقة مشابهة لحالة العميل.
أخذ نماذج الجودة اللازمة للمهمة، وتصميم نموذج تجهيز بيانات خاص بالعميل.
تحديد موعد مع العميل وتنفيذ الزيارة أساسية لدراسة بيئته ومتطلبات عمله.
التعرف على الرؤية العامة للعميل في تنفيذ الأنظمة من المسئول الأول.
التنسيق مدير النظام الذي سيكون معه في عملية التنفيذ والمخول بتوقيع التقارير.
التأكد من جاهزية بيانات العميل ومستوى جودتها وتقديم ملاحظاته لتطويرها.
تصميم خطة التنفيذ ومناقشتها مع العميل والتوقيع عليها.
ضرورة التحضير لكل زيارة وفق نتائج الزيارة السابقة ومتطلبات خطة التنفيذ.
خطة التنفيذ:
تعتبر البنود التالية من أهم مكونات خطة تنفيذ نظام أو مجموعة من أنظمة يمن سوفت:
تحديد مسئوليات الاستشاري ومسئوليات العميل في تنفيذ بنود الخطة.
توزيع مهام وأهداف جلسات التنفيذ على أيام الخطة باليوم وساعة البداية والنهائية.
تحديد الزمن الذي تحتاجه عملية تنفيذ النظام أو مجموعة الأنظمة.
تحديد فريق العميل الذي سيتم معهم التنفيذ وتسمية المدير المسئول وتحديد مكان العمل.
جلسة تنفيذ أنظمة:
المهام الأساسية والمتكررة لاستشاري التنفيذ في كل زيارة من زيارات تنفيذ أنظمة يمن سوفت لدى العميل هي على النحو التالي:
عمل نسخة احتياطية من العمل في المسار الذي تم الاتفاق عليه لذلك.
تنفيذ المهام المحددة في خطة التنفيذ بشكل جلسة عمل تدريبية رسمية.
منح المستخدمين فرصة العمل على النظام وتصحيح أدائهم وعدم العمل نيابة عنه.
مناقشة المستخدمين والتأكد من اكتسابهم لمعارف ومهارات جلسة العمل.
تقديم التوصيات اللازمة للمستخدمين لتطوير أدائهم أو لتجهيز ما يلزم للجلسة التالية.
توقيع محضر أو تقرير جلسة العمل مع العميل قبل مغادرة جلسة العمل.
تدوين الاستشاري لتجربته مع العميل بهذه الزيارة في حسابه بنظام خدمة العملاء.
إنجاز تنفيذ أنظمة:
ضرورة إتمام جلسات التنفيذ اللازمة مع المستخدمين وفق الخطة التي تم إعدادها والتوقيع عليها في الزيارة الأساسية الأولى للعميل.
تخصيص جلسة التنفيذ قبل الأخيرة لإشراف الاستشاري على أداء المستخدمين للنظام وإدخالهم مجموعة عمليات متنوعة، وإصدار نماذج من التقارير التي تعتبر مهمة للعميل ومراجعة الاستشاري لها مع العميل، وتوقيع العميل على تلك المخرجات.
تخصيص جلسة التنفيذ الأخيرة لإجراءات تحقق استشاري التنفيذ من إدارة مسئول النظام لمهامه، وأداء بقية المستخدمين، وعمل آخر نسخة احتياطية لبيانات العميل.
بعد انتهاء جلسة التنفيذ الأخيرة يوقع استشاري التنفيذ مع العميل على محضر إنهاء عملية التنفيذ إيذاناً بانتقال مسئولية العمل على أنظمة يمن سوفت إلى العميل.
الخدمات الاستشارية
الخدمات الاستشارية:
من الخدمات المهمة التي يتم فيها دراسة بيئة العميل وتقديم الاستشارة التي تساعده في قرار حوسبة أعماله، فأنظمة يمن سوفت تعتمد على خيارات تهيئة واسعة تتناسب مع تنوع أنشطة سوق الأعمال، ويفضلونه أصحاب العمل في كثير من القطاعات المختلفة والمتنوعة.
وتتنوع الخدمات الاستشارية التي تقدمها شركاتنا في مشاريع الحوسبة وتطوير البرمجيات، مثل:
خدمة إعداد دراسات مشاريع الحوسبة الكاملة أو القطاعية بكامل متطلبات التأهيل لها.
خدمة تصميم مشاريع التغيير والتطوير المؤسسي لمؤسسات الأعمال والمنظمات الخدمية.
خدمة دعم انتقال العملاء للحوسبة وتأهيلهم لتحقيق أفضل استفادة من أنظمة يمن سوفت.
تقديم الخدمة الاستشارية:
بعد دراسة بيئة العميل واحتياجاته وظروفه التنظيمية، يقدم استشاري أنظمة يمن سوفت الخدمة الاستشارية بعدد من المكونات اللازمة، والتي يكون أهمها:
عرض نموذج لتجارب نجاح أنظمة يمن سوفت في نفس نشاط العميل بشكل نتائج نهائية.
عرض المعالجات المباشرة التي ستقدمها أنظمة يمن سوفت لتجاوز مشاكله وتلبية احتياجاته والنتائج التي يريد تحقيقها.
الإشارة إلى أهمية قرار العميل بالانتقال إلى الحوسبة في معالجتها لجوانب القصور، والفرص الإيجابية التي ستحقق له أهداف إضافية.
تقديم ملخص مشروع الحل المناسب للعميل بالأنظمة التي يحتاجها والظروف التي سيتجاوزها وبيئة العمل التي سينتقل لها والنتائج غير المتوقعة التي سيحققها.
تقديم أهم التفاصيل الفنية التي يلزم عرضها للعميل ومناقشته بها، مثل: تقنية الربط بين وحداته، مرونة تلبية الأنظمة لمتطلبات نشاطه، تصميم التقارير التي يريدها، ...الخ.
عرض المزايا الواسعة لاستثماره باستخدام أنظمة يمن سوفت في موائمته ومدخلاته ومعالجاته وأهمية التنوع الكبير والشمولية في التقارير التي ستعزز قوة مؤسسته وكفاءة أدائها، والنتائج التي يجب أن يحققها العميل في جوانب التنظيم والنمو والتوسع.
تقديم التوصيات اللازمة للعميل التي تدعم قوة انتقاله للحوسبة سواءً كانت في جوانب تنظيمية أو تجهيزات أو تدريب العاملين أو غيرها.
عرض ملخص خطة تنفيذية أولية مزمنة توضح مراحل انتقال العميل إلى الحوسبة من قرار الشراء إلى أخر جلسات تنفيذ الأنظمة في مكتب العميل.
تقديم المعلومات الإضافية التي يحتاجها العميل عن أنظمة يمن سوفت.
الدراسة الأولية:
يبدأ استشاري أنظمة يمن سوفت مهمة تقديم خدمة دعم انتقال العملاء للحوسبة بإعداد دراسة ميدانية أولية عن مؤسسة العميل من خلال مقابلة المسئولين المعنيين بمشروع الحوسبة، والاطلاع على الوثائق اللازمة لمهمته، وجمع المعلومات الكافية لتحقيق النتائج التالية:
تصنيف العميل من حيث نوع النشاط، وحجم المؤسسة وفروعها، وكثافة العمليات اليومية، وغير ذلك من المؤشرات المفيدة للتصنيف.
تحديد الاحتياج من وجهة نظر العميل ورؤيته لحوسبة مؤسسته والمشاكل التي يريد معالجتها، والوضع الذي يريد الانتقال إليه.
تحديد النتائج والمخرجات التي يريد العميل تحقيقها.
دراسة دورة العمل والعلاقات التنظيمية للمهام في مؤسسة العميل ومستوى كفاءتها.
اكتشاف الفرص الإيجابية في بيئة العميل التي يجب الاستفادة منها في مشروع الحوسبة.
برنامج عمل تنفيذي:
بموجب نتائج دراسة الخدمة الاستشارية التي يقدمها فريق يمن سوفت، يتم مناقشة العميل لتنفيذ أفضل الحلول في مؤسسته بعيداً عن الارتجالية أو التجارب الفاشلة، وإنما يتم تطوير مؤسسة العميل وفق نتائج دراسة استشارية علمية، وأنظمة برمجيات عالمية، وممارسة عمل مسئولة، وخبرات نجاح دولية لمجموعة أنظمة يمن سوفت.
بعد ذلك يتم تحويل نتائج الدراسة إلى برنامج عمل تنفيذي يتم ضمنه إبرام التعاقدات اللازمة مع العميل وإعداد خطة تنفيذية تنتهي بممارسة العميل مهامه من خلال أنظمة يمن سوفت والاستفادة من خدماتها.
الدعم الفني
خدمة الدعم الفني:
خدمة فنية مستمرة يستفيد منها عملاء أنظمة يمن سوفت، وينفذها مهندسون متخصصون في البرمجيات وهندسة الحاسبات وخبراء في تنفيذ أنظمة يمن سوفت المحاسبية والإدارية.
وتتنوع أسباب طلب العميل للدعم الفني من بلد لآخر، إلا أن أهم الأسباب المشتركة قد تكون كما يلي:
رغبة بعض العملاء بمشاركة مهندس الدعم الفني في تكييف بعض وظائف أنظمته مع متطلباتهم الخاصة.
محدودية استعانة المستخدم بتعليمات النظام.
ظهور أخطاء في النظام لسبب متعلق بالاستخدام أو بالنظام أو بمؤثر خارجي.
تقديم تحديثات الأنظمة أو إصداراتها الجديدة للعملاء.
تقديم خدمة الدعم الفني:
يقدم خدمة الدعم الفني لأنظمة يمن سوفت مهندسو خدمة عملاء الفرع أو الموزع الذي يتواجد فيه العميل، وقد تختلف وسائل أو وقات تقديم الخدمة من بلد لآخر ومن نظام لآخر، بينما تتوحد إجراءات تقديم خدمة الدعم الفني لأنظمة يمن سوفت بالخطوات التالية:
طلب العميل لخدمة الدعم الفني بالوسيلة المناسبة والمعتمدة في منطقته.
تنفيذ مهندس الدعم الفني طلب العميل بتقديم الخدمة بالوسيلة المناسبة لمعالجة الطلب.
موافقة العميل على إتمام تنفيذ طلبه بالوسيلة المعتمدة في منطقة العميل.
أهم وسائل تقديم خدمة الدعم الفني لعملائنا
- التواصل المباشر والسريع والمحادثة بالنت أو الهاتف.
- استخدام برامج الوصول عن بُعـد.
- حضور مهندس الدعم الفني لمكتب العميل.
وصول مهندس الدعم الفني
تقدمُ كلُ فروعِنا ومكاتب موزعينا المعتمدين خدمة زيارة مهندس الدعم الفني للعميل عند طلبه ذلك، فيطلع المهندس على أداء الأنظمة، وينفذ الحلول المباشرة التي تحتاجها، ثم يقدم توصياته اللازمة للمستخدمين، كما يستمع لتوصيات العميل ومقترحاته، ويقدم تقريراً عن زيارته بواسطة حسابه في نظام CRM لإدارته المختصة وشبكة إدارات ومسئولي ومهندسي أنظمة يمن سوفت.
رسوم خدمة الدعم الفني
مجانية تماماً خلال السنة الأولى، ولا يتم تحرير فواتير برسوم تقديم خدمة الدعم الفني في السنوات التالية إلا للعملاء غير المشتركين في تجديد اتفاق الضمان السنوي بواسطة فروعنا وموزعينا المعتمدين.
موقع وتطبيق CRM الخاص بالعملاء
تحرص يمن سوفت باستمرار على تقديم أفضل الخدمات لجميع عملائها، ولأجل ذلك قامت بتطوير موقع خدمة العملاء لتقديم خدمات الدعم الفني في الوقت المحدد (http://www.yemensoftcare.net) يقدم هذا الموقع الإلكتروني العديد من المزايا أهمها:
منح العميل صلاحية استخدام الموقع الإلكتروني (رقم العميل وكلمة المرور) للدخول وتسجيل طلبه، ومشاركة إدارة يمن سوفت في تتبع طلبه بسهولة من مكتبه دون إضاعة الوقت، حيث يتم ترقيم طلبه آلياً.
يحتوي نظام خدمات يمن سوفت على مؤشرات الأداء للإدارة العليا التي تتعامل بشكل مستمر وتلقائي مع الطلبات المعلقة أو تلك التي لم يتم الرد عليها، واتخاذ الإجراءات اللازمة لضمان تقديم الخدمة للعميل وتصحيح الأداء.
تطبيق CRM موبايل:
لتسهيل تواصلك عزيزنا العميل مع شركة يمن سوفت من أي مكان وطلب الخدمة منها:
قم بتنزيل التطبيق من الرابط المناسب على هاتفك المحمول.
اتصل بأقرب فرع للحصول على بيانات حسابك.
ستتلقى بيانات حسابك وكلمة المرور الخاصة بك عبر البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية القصيرة.
استخدم حسابك للتواصل مع شركة يمن سوفت لطلب الخدمة ومتابعة التنفيذ.
يمكنك متابعة الخدمة أو حالة الطلب عبر الخطوات المطبقة في التطبيق، أو يمكنك إلغاءه قبل تنفيذه.
يمكنك التعرف على الأخصائي المفوض لتنفيذ الخدمة أو الطلب والاتصال به مباشرة.
كما يمكنك تقييم الخدمة عبر التطبيق من أجل التطوير وتقديم خدمات أفضل مستقبلاً.
